Planlegging og Event Readiness
ByggetOversikt, planleggingsmangler og anbefalte neste aktiviteter på tvers av deltakere, oppgaver, program og økonomi.
Apper og verktøy
Event Planner
Én arbeidsflate for hele arrangementet — fra plan til arrangementsklarhet
Typisk situasjon: avtaler ligger i e-post, oppgaver i regneark og budsjett i hodet på én person. Event Planner samler dette slik at flere arrangører ser hva som mangler og hvem som eier neste steg.
Demoen bruker et fiktivt virksomhetsarrangement og kan utforskes uten innlogging. Den viser blant annet Event Readiness, oppgaver, samarbeid, budsjett og Reise & opphold. Oppretting, redigering og samarbeid krever tilgang til private beta.
Kort fortalt
Private beta for virksomhets- og teamarrangementer, plus skrivebeskyttet demo med fiktive data. Ikke ferdig kommersielt SaaS — men brukt i reell planlegging i utviklingsløpet.
Utfordringen prosjektet adresserer
Arrangementer blir raskt fragmentert mellom regneark, e-post, SMS, meldinger, dokumenter og separate sjekklister. Informasjonen finnes ofte, men sammenhengen mellom hva som er avtalt, hva som mangler, hvem som har ansvar, hva det koster og hva som bør skje videre blir svak.
Utgangspunktet for prosjektet var derfor et enkelt spørsmål: Kan generativ AI integreres i selve arbeidsflyten og bidra til gjennomføring – ikke bare fungere som en chatbot ved siden av?
Hva som er bygget
Event Planner samler deltakere og RSVP, oppgaver, program, dokumenter, samtaler og økonomi i én arbeidsflate. Flere brukere samarbeider i sanntid med rollebasert tilgang.
AI i arbeidsflyten
Quick Entry, Smart Paste og samtaleanalyse lar arrangøren registrere informasjon med naturlig språk. AI tolker ustrukturert innhold og foreslår strukturerte handlinger — for eksempel kan en bestilling foreslås som kostnadspost med riktig økonomisk status. Flyten er: ustrukturert informasjon → AI-forslag → oppgave, beslutning eller kostnad → forhåndsvisning → eksplisitt godkjenning → lagring.
AI foreslår — brukeren bestemmer.
Samtale → handling
Samarbeidsfunksjonen samler dialog som ellers forsvinner i SMS og e-post. Meldinger kan knyttes til oppgaver og kostnader, besvares i tråder og analyseres av AI — uten at endringer skjer uten godkjenning.
Samtale
→ strukturert informasjon
→ oppgave / beslutning / kostnad
→ ansvar
→ oppfølging
Arrangementsklarhet
Event Readiness vurderer status på tvers av deltakere, oppgaver, program, logistikk, beslutninger, risiko og økonomi. Motoren skiller datakvalitet fra planleggingsdekning, veier inn frister og blokkeringer, og prioriterer anbefalte neste aktiviteter.
Signal
→ Konsekvens
→ Prioritet
→ Tiltak
→ Ansvar
→ Frist
Budsjett og økonomistyring
Budsjettmodulen følger økonomien gjennom fire nivåer: Godkjent budsjett → Prognose → Forpliktet → Faktisk.
Kostnadsposter knyttes til leverandører, oppgaver og samtaler. Quick Entry og samtaleanalyse kan foreslå nye poster, som først lagres etter godkjenning. Avvik og økonomiske signaler beregnes mot budsjett.
Tilpasset arrangementskontekst
Event Planner bruker arrangementstype som kontekst — samme plattform støtter private feiringer og profesjonelle virksomhetsarrangementer som konferanse, messe, kundearrangement og kick-off. Reise & opphold aktiveres valgfritt når arrangementet krever det.
Sentrale funksjonsområder
Samarbeid og samtaler
ByggetSanntidssamarbeid, trådede samtaler, kobling til oppgaver og kostnader, aktivitetsindikatorer og direktenavigasjon.
AI og menneskelig kontroll
ByggetQuick Entry, Smart Paste og samtaleanalyse med forhåndsvisning før lagring.
Budsjett og økonomistyring
ByggetGodkjent budsjett, prognose, forpliktet og faktisk — med avvik, signaler og kobling til leverandører og samtaler.
Reise & opphold
ByggetValgfri arbeidsflate for reisebehov, ankomst og avreise, hotell, transfer og ansvar for relevante deltakere.
Deltakere, program og gjennomføring
ByggetRSVP, grupper og husholdninger, behov og allergier, program og kjøreplan, oppgavefordeling og private dokumenter samlet rundt samme arrangement.
Hvordan løsningen fungerer
Arrangøren bygger gradvis et datagrunnlag med deltakere, aktiviteter, økonomi og samarbeid. Readiness-motoren løfter frem mangler og anbefalte neste steg. AI-assistenten kan blant annet svare på:
- Hva bør vi prioritere nå?
- Hva blokkerer oss?
- Hvem mangler ansvar?
- Hvor er de største økonomiske usikkerhetene?
- Er vi klare til arrangementet?
Teknisk grunnlag
React og TypeScript, server-side applikasjonslogikk, Google Cloud Run, Firebase Authentication, Firestore, Cloud Storage og Gemini. GitHub og Cloud Build brukes i produksjonsløpet, med privat datalagring, rollebasert tilgang og tydelig separasjon mellom offentlig demo og private arrangementer.
Relevans
Prosjektet utforsker hvordan generativ AI kan integreres i operativ arbeidsflyt — ikke som chatbot ved siden av, men som del av planlegging, samarbeid, beslutninger og gjennomføring.
Status og modenhet
Fungerende full-stack prototype · Private beta
Event Planner brukes i reell arrangementsplanlegging og har en offentlig skrivebeskyttet demo basert på fiktivt virksomhetscase. Løsningen er under aktiv testing og videreutvikling — ikke et ferdig kommersielt SaaS-produkt.
Relevant videre
Videreutvikling
Mulig videreutvikling
- Ferdige maler for ulike arrangementstyper
- Leverandør- og tilbudsoppfølging
- Automatiske varsler og påminnelser
- Kalender- og e-postintegrasjoner
- Selvbetjent RSVP for inviterte deltakere
- Rapportering og erfaringsoppsummering etter gjennomføring
Tilpasning til arrangementstyper
- Private arrangementer og feiringer
- Konferanser, seminarer og kundearrangementer
- Messer og utstillinger
- Kick-offs, team- og ledersamlinger
- Workshops, kurs og lanseringer
Tilpasning skjer gjennom konfigurerbar produktlogikk — ikke som egne spesialversjoner av appen.
Marius Ottesen
AI-strateg, konsept- og produktutvikler
Konsept, produktlogikk, arbeidsflyter og prototype er utviklet i skjæringspunktet mellom generativ AI, produktutvikling, brukeropplevelse og praktisk arrangementsstyring.
Utforsk prosjektet videre
Event Planner viser hvordan arrangementsplanlegging kan kobles til struktur, roller og operativ gjennomføring. Gjennom Marius Ottesen Consulting kan jeg bistå med salg–drift-samspill, arrangementsplanlegging og praktisk digital støtte — inkludert operasjonell ledererfaring der det styrker leveransen.
Demoen bruker et fiktivt virksomhetsarrangement og kan utforskes uten innlogging. Den viser blant annet Event Readiness, oppgaver, samarbeid, budsjett og Reise & opphold. Oppretting, redigering og samarbeid krever tilgang til private beta.