Innhenting fra Gmail
ByggetOAuth-basert tilkobling som finner aktuelle meldinger og henter relevante vedlegg uten manuell gjennomgang av innboksen.
Apper og verktøy
Bilagsassistent
Fra spredte kvitteringer til strukturert bilagsflyt
En Windows-basert arbeidsflate som finner, samler, kontrollerer, registrerer og arkiverer bilag fra Gmail, vedlegg og lokale eller synkroniserte mapper.
Løsningen er utviklet som konseptprototype og porteføljedemonstrasjon — ikke presentert som produksjonsklart system.
Hva prosjektet er
Bilagsassistent er en funksjonell MVP utviklet for små virksomheter som trenger bedre oversikt over kvitteringer, fakturaer og annen kostnadsdokumentasjon. Løsningen samler bilag fra flere kilder, identifiserer aktuelle dokumenter og organiserer dem gjennom en kontrollert arbeidsflyt. Brukeren beholder beslutningsmyndigheten når systemet mangler informasjon eller er usikkert på hvordan et bilag skal behandles. Bilagsassistent er ikke et regnskapssystem og foretar ikke selvstendig bokføring. Den reduserer manuelt forarbeid og klargjør dokumentasjon for videre kontroll og regnskapsføring.
Utfordringen prosjektet adresserer
I mindre virksomheter finnes bilag ofte på mange steder: Gmail og andre e-postkontoer, PDF-vedlegg, bilder av fysiske kvitteringer, mobilmapper, nedlastinger og lokale mapper, leverandørportaler og apper.
Dokumentasjonen finnes, men må letes frem, vurderes, navngis og registreres manuelt. Det gir unødvendig tidsbruk og risiko for at bilag blir glemt, behandlet flere ganger eller knyttet til feil virksomhet.
Utgangspunktet for prosjektet var derfor et praktisk spørsmål: Kan innhenting og strukturering automatiseres uten at brukeren mister kontrollen?
Fra kilde til ferdig bilag
Arbeidsflyten er bygget som en kontrollert kjede der automatisering stopper når grunnlaget er for svakt:
1. Innhenting
Løsningen søker i tilknyttede kilder etter dokumenter som kan være kvitteringer eller fakturaer.
2. Kandidatvurdering
Mulige bilag vises med leverandør, dato, emne, dokumenttype og beregnet prioritet.
3. Dokumentbehandling
Relevant informasjon hentes fra dokumentet og sammenholdes med kjente leverandører, kategorier og tidligere registreringer.
4. Menneskelig kontroll
Usikre saker sendes til «Trenger din hjelp». Brukeren kan kontrollere og korrigere virksomhet, leverandør, dato, beløp, valuta, dokumenttype og kategori.
5. Registrering og arkivering
Godkjente bilag får bilags-ID og standardisert filnavn. Dokumentet registreres i bilagsregisteret og arkiveres i riktig struktur.
Systemet foreslår og strukturerer. Brukeren godkjenner usikre beslutninger.
Arbeidsflyt
Flyten er designet med tydelige stopp når grunnlaget er for svakt for automatiske beslutninger.
Kilde → kandidat → uttrekk → kontroll → beslutning → registrering → arkivering
Menneskelig kontroll
Bilagsassistent er utviklet etter et human-in-the-loop-prinsipp. Dette er særlig viktig når bilaget kan være privat eller virksomhetsrelatert, leverandøren ikke er kjent, dato, beløp eller dokumenttype mangler, ett bilag kan tilhøre flere virksomheter, eller dokumentet kan være en kopi av et tidligere bilag.
Originale e-poster og vedlegg endres eller slettes ikke som del av behandlingen.
Eksempler på dokumenttyper
Løsningen er utviklet og testet med bilag fra blant annet mobil- og internettleverandører, programvare- og SaaS-tjenester, AI-verktøy og digitale abonnementer, kollektivtransport og andre reisekostnader, parkering og taxi, kontor- og IT-relaterte innkjøp, og andre virksomhetsrelaterte leverandører.
Leverandørregler og kategorier skal kunne videreutvikles uten å bygge en ny applikasjon for hver virksomhet.
Sikkerhet og ansvarlig bruk
Løsningen er bygget med minst mulig tilgang som prinsipp. Tilkobling til Gmail skjer gjennom brukerens godkjenning, og tilgangen kan trekkes tilbake.
Bilagsassistent lagrer ikke brukerens Gmail-passord, sletter ikke originale e-poster, endrer ikke originale vedlegg, bokfører ikke utenfor løsningen og avgjør ikke usikre saker uten menneskelig kontroll. Tekniske detaljer holdes i loggen fremfor uforståelige feilmeldinger i brukerflaten.
Teknisk grunnlag
Bilagsassistent er utviklet som en Python-basert Windows-applikasjon. Den tekniske løsningen omfatter blant annet Google OAuth 2.0, Gmail API, lokal og synkronisert dokumentbehandling, strukturert konfigurasjon av kontoer og virksomheter, SHA-256-basert duplikatkontroll, bilagsregister i strukturert dataformat, standardisert mappe- og arkivlogikk, separat teknisk logging og lokal lagring av autentiseringsinformasjon med beskyttelse tilpasset Windows-miljøet. Løsningen er ikke presentert som en fullverdig skyplattform eller et ferdig integrert regnskapssystem.
Hva som er bygget
Det er utviklet en fungerende Windows-applikasjon med kjerneflyt fra Gmail og synkroniserte dokumentkilder til kontroll, registrering og arkivering.
- Tilkobling til Gmail gjennom Google OAuth
- Søk etter sannsynlige kvitteringer og fakturaer
- Innhenting av PDF-vedlegg og annen bilagsdokumentasjon
- Kandidatliste med prioritet, leverandør, konto og dokumenttype
- Kontrollkø for saker systemet ikke kan avgjøre sikkert
- Uttrekk av leverandør, dato, beløp, valuta og dokumenttype
- Valg mellom privat kostnad og relevant virksomhet
- Standardiserte kostnadskategorier og samlet behandling per leverandør
- Duplikatkontroll basert på dokumentets digitale fingeravtrykk
- Standardisert filnavn, unik bilags-ID, register og kontrollert arkivering
- Støtte for flere virksomheter i samme arbeidsflate
- Teknisk logg for feilsøking og dokumentasjon
Sentrale funksjonsområder
Funksjonene under er bygget i MVP-en. Videre integrasjoner og kanaler beskrives under videreutvikling.
Kandidatliste og prioritering
ByggetMulige bilag samles i en filtrerbar oversikt. Enkeltbilag eller flere relevante dokumenter kan behandles samlet.
Kontrollkø
ByggetUsikre saker samles i «Trenger din hjelp», slik at systemet ikke tar irreversible beslutninger på svakt grunnlag.
Dokumentuttrekk og klassifisering
ByggetLeverandør, dato, beløp, valuta, dokumenttype, kategori og virksomhet struktureres før registrering.
Duplikatkontroll
ByggetDokumentets digitale fingeravtrykk brukes for å hindre at samme vedlegg registreres flere ganger.
Register og bilagsoversikt
ByggetGodkjente dokumenter får unik bilags-ID og samles i et strukturert register med status og sentrale opplysninger.
Virksomhetsstyring
ByggetValg mellom privat og virksomhetsrelatert dokumentasjon, samt administrasjon av flere virksomheter.
Lokal og synkronisert dokumentflyt
ByggetBilag kan behandles fra lokale eller synkroniserte mapper, inkludert dokumenter overført fra mobil.
Hvordan løsningen fungerer i praksis
Brukeren kobler til en Gmail-konto eller velger en tilgjengelig dokumentkilde. Bilagsassistent søker etter aktuelle dokumenter og presenterer dem som kandidater.
- Dokumenter med tilstrekkelig informasjon kan sendes videre til kontroll og behandling.
- Mangler løsningen vesentlige opplysninger, legges saken i kontrollkøen.
- Etter godkjenning eller korrigering opprettes en beslutning med bilags-ID, standardisert filnavn, registerpost og riktig arkivplassering.
- Et nytt søk skal ikke registrere samme dokument på nytt.
Relevans
Prosjektet viser hvordan en administrativ oppgave kan analyseres som en helhetlig arbeidsflyt, fremfor å løses med enkeltstående automatiseringer. Verdien ligger i kombinasjonen av forståelse av et reelt SMB-behov, integrasjon mot eksisterende informasjonskilder, strukturert dokumentflyt, automatisering av gjentakende arbeid, tydelige kontrollpunkter, brukeropplevelse og feilhåndtering, sikkerhet og sporbarhet, og mulighet for videre skalering.
Prosjektet dokumenterer praktisk produktutvikling i skjæringspunktet mellom arbeidsflyt, digital transformasjon, automatisering, brukerbehov og ansvarlig bruk av teknologi.
Status og modenhet
Ferdigstilt funksjonell MVP · Pilotklar
Kjerneflyten fra Gmail og synkroniserte dokumentkilder til kontroll, registrering og arkivering er bygget. Løsningen er testet i avgrenset reell bruk. Den er ikke lansert kommersielt eller rullet ut til eksterne kunder.
Dette er et ferdigstilt portefølje- og utviklingsprosjekt på MVP-nivå, med et tydelig grunnlag for videre pilotering og produktutvikling.
Videreutvikling og skalerbar anvendelse
Mulig videreutvikling
- Microsoft Outlook gjennom Microsoft Graph og OAuth
- Flere e-postkontoer per virksomhet
- Felles mobilinnboks for iPhone og Android
- Sikrere sentral administrasjon av virksomheter og brukere
- Utvidet dokumenttolkning
- Flere leverandør- og kategoriregler
- Eksport til Tripletex og andre regnskapssystemer
- Varslinger og planlagte bilagssøk
- Dashboard for manglende og forventede bilag
- Rapportering per virksomhet, periode og kostnadskategori
- Skybasert løsning med tydelig kundeisolasjon
Aktuelle virksomheter
- Enkeltpersonforetak
- Konsulenter og rådgivere
- Klinikker og andre mindre tjenestevirksomheter
- Små selskaper med flere e-post- og dokumentkilder
- Virksomheter som bruker ekstern regnskapsfører
- Selskaper som ønsker bedre dokumentasjon før regnskapsføring
Tilpasning må skje etter virksomhetens systemer, tilgangsbehov og regnskapsprosess.
Marius Ottesen
Kommersiell leder, AI-strateg og konseptutvikler
Konsept, produktlogikk, brukerflyt og løsning er utviklet med utgangspunkt i et konkret administrativt behov i en mindre virksomhet. Prosjektet kombinerer forretningsforståelse, arbeidsflyt, digital transformasjon, produktutvikling og praktisk bruk av teknologi.
Utforsk prosjektet videre
Bilagsassistent er foreløpig ikke tilgjengelig som offentlig demo eller kommersielt produkt. Ta kontakt for faglig dialog om arbeidsflyt, automatisering og praktisk AI i mindre virksomheter.